Wanneer de richtlijnen en/of eisen concreet zijn, moet er nagedacht worden over de organisatie hiervan. Wie speelt welke rol? In hoeverre is onafhankelijkheid nodig en/of wenselijk en wat zijn daarin de opties? Samen met een bedrijfsbureau geef je vorm en inhoud aan de organisatie van het keurmerk, het register en/of de persoonscertificering. Indien nodig, verbindt het bedrijfsbureau – of wij als CAN Keurmerksupport – mensen/organisaties en wordt er ondersteuning geboden bij de opzet van bijvoorbeeld een stichting of bestuur voor het keurmerk.
Het bedrijfsbureau kan indien gewenst een rol spelen bij de organisatie en/of uitvoering van het keurmerk, register of de persoonscertificering. Van onderhoud, optimalisatie, actualisatie van de eisen tot en met de daadwerkelijke ondersteuning bij de uitvoerende taken, zoals registreren/afgifte van keurmerken, uitvoeren van controles, beoordelen/auditen van inschrijvingen etc.
De activiteiten van een bedrijfsbureau kunnen grofweg worden gebundeld in twee hoofdtaken:
- Projectmanagement
- Projectcoördinatie
Deze twee onderdelen samen zorgen er niet enkel voor dat een keurmerk goed wordt opgezet, maar ook dat een keurmerk wordt onderhouden en tegelijkertijd efficiënt blijft draaien. Hieronder worden ze verder toegelicht:
Projectmanagement
Dit onderdeel richt zich op de strategische en organisatorische kant van het keurmerk. Denk daarbij aan:
- Het oprichten van een stichting en/of bestuur;
- Het regelen van juridische en financiële zaken zoals inschrijving Kamer van Koophandel, openen van bankrekening en afsluiten van verzekeringen;
- Opstellen en uitvoeren van beleid;
- Initiëren van bestuursvergaderingen;
- Afstemmen met externe partijen, zoals IT- en marketingpartijen, kan hier onderdeel van zijn.
Projectcoördinatie
Dit onderdeel richt zich op dat alle operationele en administratieve taken rondom het keurmerk vlekkeloos verlopen. Dit betekent o.a.:
- Het maken van notulen;
- Opstellen van planningen;
- Uitzetten en monitoren van acties;
- Bewaken van deadlines;
- (Faciliteren van) communicatie met bestuur en andere betrokkenen;
- Helpdeskfunctie waarbij vragen van deelnemers worden beantwoord via o.a. e-mail, telefoon en/of sociale media;
- (Nieuws)communicatie via diverse kanalen zoals mail, website, sociale media;
- Analyse en optimalisatie van (interne) processen;
- Financiële en logistieke ondersteuning (inkoop, budgetbeheer, voorraadbeheer etc.).